Bekerjasama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), UNTIDAR Adakan Sosialisasi Urgensi Pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) dan Pengelolaan Arsip Dinamis

Kamis (30/9), Universitas Tidar (UNTIDAR) bekerjasama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menyelenggarakan Sosialisasi Urgensi Pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) dan Pengelolaan Arsip Dinamis. Acara berlangsung di Gedung Kuliah Umum dr. H.R. Suparsono. Kegiatan sosialisasi ini diikuti oleh Pimpinan Universitas, Pimpinan Fakultas, Koordinator dan perwakilan tenaga kependidikan dari semua unit kerja di lingkungan Universitas Tidar. “Dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari, harus selalu berpijak pada pedoman yang ada, demikian juga terkait kearsipan harus selalu berpedoman pada peraturan yang ada. Di UNTIDAR saat ini tenaga kependidikan dengan Jabatan Fungsional Arsiparis berjumlah 13 orang. Diharapkan bisa saling bersinergi agar dapat memberikan kontribusi kepada institusi dalam mengelola kearsipan”, kata Rektor UNTIDAR Prof. Dr. Mukh. Arifin, M.Sc., saat membuka acara. “Kedepan semua tenaga kependidikan di UNTIDAR harus memiliki revolusi cara kerja, bersedia untuk selalu mengupgrade kemampuan dan wawasan agar bisa memberikan support pergerakan UNTIDAR ke arah yang lebih baik.”, tambahnya.

Sosialisasi Urgensi Pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) dan Pengelolaan Arsip Dinamis menghadirkan narasumber Drs. Azmi, M.Si., Direktur Kearsipan Pusat ANRI dan Susanti, S.Sos., M.Hum., Arsiparis Ahli Madya ANRI. “Sangat penting bagi perguruan tinggi memiliki Lembaga Kearsipan agar menjamin ketersediaan arsip perguruan tinggi yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu, dan banyak tujuan penting lainnya”, jelas Azmi dalam paparannya. Ia juga menjelaskan tentang alur penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Universitas Tidar dan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip. “Sangat perlu melakukan pembinaan kearsipan baik internal maupun eksternal. Dimulai dengan pengawasan kearsipan, penyelenggaraan kearsipan, tertib arsip, dan penyelamatan arsip statis UNTIDAR dengan pengolahan arsip, akuisisi arsip dan preservasi arsip. Tertib arsip tentunya akan berkontribusi pada upaya Reformasi Birokrasi di lingkungan UNTIDAR”, jelasnya.

Susanti , S.Sos., M.Hum., memaparkan tentang Pengelolaan Arsip Dinamis, Aktif dan Inaktif. Ia menjelaskan permasalahan yang sering dihadapi terkait pemeliharaan aktif dinamis diantaranya ruang kerja yang penuh dengan arsip, perbedaan arsip aktif dan inaktif yang tidak jelas, tidak ada petugas khusus yang menangani arsip, informasi tidak aman, arsip disimpan sesuai kepentingan pegawai masing-masing dan arsip susah ditemukan secara cepat dan tepat. “Untuk itulah harus ada solusi yaitu adanya asas pengelolaan arsip, sistem pengelolaan arsip, sarana kearsipan dan SDM yang memadai”, katanya.

Banyak ilmu baru kearsipan yang dijelaskan dalam acara sosialisasi yang berlangsung mulai pukul 09.00 s.d 16.00 ini. Tentunya memberikan pengetahuan dan wawasan yang bermanfaat bagi tenaga kependidikan UNTIDAR dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, melaksanakan administrasi, pengelolaan, pengembangan, pengawasan, dan pelayanan teknis bagi seluruh stakeholder UNTIDAR.

Penulis : Tri Endah Retno Kusumaningrum