Bakti Surono, S.Pd., M.T (kiri) dan Shofa Marwa, A.Md. (tengah) dari bagian Keuangan UNTIDAR memberikan materi bagaimana format SPJ kegiatan ormawa dan UKM.

MAGELANG – Menanggapi banyaknya keluhan mengenai pengurusan proposal dan Surat Pertanggungjawab (SPJ) kegiatan organisasi mahasiswa maka BEM KM Universitas Tidar mengadakan seminar admistrasi bertajuk “Meningkatkan Pemahaman dalam Menata Sistem Administrasi Ormawa UNTIDAR” pada Kamis (02/06/2016). Seminar yang diadakan di ruang multimedia ini mengundang seluruh perwakilan ormawa terutama sekretaris dan bendahara organisasi.

“Sering kali proposal dan SPJ direvisi berkali-kali. Maka itu kami ingin mempertemukan pihak birokrasi dengan mahasiswa secara langsung untuk membahas prosedur yang benar,” kata Alinda Putri Purnamasari, Ketua Panitia Seminar.

Bakti Surono, S.Pd., M.T dan Shofa Marwa, A.Md. menjelaskan bagaimana format SPJ keuangan kegiatan kemahasiswaan dan UKM. “Mahasiswa menyerahkan SPJ ke bagian keuangan maksimal 3 hari setelah kegiatan selesai,” ujar Shofa, Bendahara Pengeluaran UNTIDAR.

Salah satu perwakilan dari UKM Grandio Sonora Tidar mengajukan beberapa pertanyaan pada pemateri.
Salah satu perwakilan dari UKM Grandio Sonora Tidar mengajukan beberapa pertanyaan pada pemateri.

Penyerahan SPJ disertai dengan proposal kegiatan dilampiri SPP (Surat Permintaan Pembayaran), nota pembelian, daftar honor atau transport, daftar hadir, notulen, dan foto kegiatan. Kedua pemateri dari bagian keuangan tersebut juga menjelaskan cara pengisian SPJ tahap demi tahap sekaligus menjawab pertanyaan ormawa mengapa SPJ sering direvisi. “Kalau masih bingun atau butuh penjelasan tambahan, langsung saja ke bagian keuangan,” tambah Bakti.

Materi mengenai alur pengusulan proposal dijelaskan oleh Andi Setiawan, A.Md. staff pembantu Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). “Proposal diajukan kepada Rektor selanjutnya ke wakil rektor, lalu ke staff PPK yang kemudian diserahkan ke PPK baru setelah itu ke bagian keuangan,” jelas Andi.

Menurut Xander Salahudin, S.T., M.Eng., dan Moch. Malik Al Firdaus, S.Pd., M.Pd. kelancaran sebuah kegiatan ditentukan dari proposal, alur pengusulan, dan SPJ. “Setiap ormawa harus jelas kepengurusan dan AD ARTnya sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengajuan kegiatan,” kata Malik. Sebagai staff ahli Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan, Xander dan Malik sedang mempersiapkan SOP bidang kemahasiswaan yang nantinya digunakan sebagai acuan pembuatan SOP masing-masing ormawa. “Suatu saat kami akan meminta langsung data konkret masing-masing ormawa, jadi dihimbau sudah mulai disusun dari sekarang,” tambahnya.

Menindaklanjuti materi pembuatan proposal yang belum terpenuhi, besar kemungkinannya BEM KM akan segera menyelenggarakan seminar/workshop lanjutan.

NO COMMENTS

LEAVE A REPLY